6 dicas de gestão de compras para você economizar

O primeiro setor apontado para reduzir os custos de uma companhia, é, na maioria das vezes, o setor de compras.

Com o objetivo de apresentar resultados mensuráveis, o gestor dessa área deve ter uma visão ampla e analítica dos processos que estão sob sua responsabilidade. Só assim ele poderá identificar oportunidades de melhorias e de eficiência e aprimorar a entrega de resultados.

Confira a seguir seis dicas sobre gestão de compras para contribuir na redução de gastos da sua empresa:

1. Fazer benchmarking

Em cenários de grande competitividade, em que as companhias oferecem produtos e serviços cada vez mais semelhantes, um bom profissional de compras deve estar atento às práticas do mercado em que atua.

Nesse sentido, melhorar os próprios processos com base nos avanços de outras companhias ajuda a traçar estratégias mais eficientes e estar sempre à frente da concorrência.

2. Ter um diagnóstico dos suprimentos

Com a produção just in time (na hora certa) e a redução de estoques, o setor de compras deve ter um diagnóstico da situação de suprimentos em cada departamento da empresa, o que evita mobilizar capital sem necessidade. Nesse sentido, o ideal é monitorar o fluxo de materiais no interior da organização para que as compras sejam feitas somente quando preciso.

3. Dispor de um plano de ação

A falta de processos bem definidos pode gerar a ineficiência na rotina do setor de compras. Por isso, é importante que a empresa otimize as atividades e realize as aquisições com base em critérios preestabelecidos, evitando as compras emergenciais.

A proximidade do setor de compras das áreas demandantes é fundamental para tornar as aquisições mais racionais e planejadas evitando sempre que possível a “urgência”.

4. Realizar a gestão de cotações

Dependendo do porte da empresa, o fluxo de informações no setor de compras pode ser enorme. Para evitar perdas de dados ou deturpações nos resultados, é recomendável que exista uma gestão de cotações automatizada, que facilite a tomada de decisão e afaste a escolha por critérios subjetivos. Nesse sentido, o uso de um sistema de compras online permite que os dados sejam agrupados e comparados, tornando a decisão mais rápida e assertiva.

5. Automatizar a gestão de pedidos

6. Criar mecanismos de controle

As companhias precisam seguir padrões rígidos de compliance para atestar a integridade das operações.

Ao criar regras claras nos processos de compra, e fiscalizar o cumprimento das normas, o gestor evita que interesses conflitantes com os objetivos estratégicos do negócio interfiram nas aquisições. Nesse sentido, documentar e controlar todas as etapas da aquisição em um ambiente digital desestimula fraudes, criando um histórico de todas as transações que facilita auditorias e ajuda em tomadas de decisão futuras.

Seguindo essas dicas, sua empresa dará os primeiros passos em direção ao planejamento e o controle dos custos do setor de aquisições.

Alexandre Moreno — Diretor de serviços do Mercado Eletrônico

Fonte: Administrador

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